Procesreglement RSJ

Beroepen zonder gronden

1. Wordt een beroepschrift ontvangen zonder gronden dan wordt de indiener (klager of directeur van een inrichting) in beginsel niet-ontvankelijk in het beroep verklaard.
2. Na ontvangst van een beroep zonder gronden krijgt de indiener (klager, zijn advocaat of andere gemachtigde, of de directeur van een inrichting) een brief waarin in beginsel een termijn van tien dagen wordt gegeven om alsnog gronden in te dienen. Worden (binnen die termijn) geen gronden ontvangen, dan volgt niet-ontvankelijkheid in beroep.

Teruggekomen post klager waarin een termijn is gesteld

1. Indien klager niet wordt bijgestaan door een advocaat of andere gemachtigde, zal klager, indien zijn adres bekend is, de betreffende brief en eventuele onderliggende stukken opnieuw toegezonden krijgen en zal tevens een nieuwe termijn worden gesteld waarin klager kan reageren.
2. Indien klager wordt bijgestaan door een advocaat of andere gemachtigde, zal klager geen nieuwe brief en eventuele onderliggende stukken toegezonden krijgen en zal derhalve evenmin een nieuwe termijn worden gesteld om te reageren. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat de advocaat of andere gemachtigde de brief en eventuele onderliggende stukken heeft ontvangen en met klager heeft kunnen delen en bespreken.

Zittingen

1.  Als uitgangspunt geldt dat zittingen fysiek plaatsvinden.
2. Indien in verband met de uitbraak van COVID-19 het houden van een fysieke zitting in penitentiaire inrichtingen niet mogelijk is, kan het horen van partijen plaatsvinden door middel van telehoren.

Verzoeken om aanhouding behandeling ter zitting

A. In het geval klager niet wordt bijgestaan door een advocaat of andere gemachtigde:

1. Het uitgangspunt ten aanzien van ingediende verzoeken om aanhouding is “neen, tenzij”.
2. Zolang klager niet wegens ziekte of een andere zitting is verhinderd naar een zitting van de beroepscommissie te komen, wordt op verzoeken om aanhouding in beginsel ter zitting beslist. Als klager niet naar de zitting komt, wordt klager verzocht vóór de zitting een schriftelijke toelichting op het beroep toe te sturen. Hetzelfde geldt voor de wederpartij van klager.
3. Als de beroepscommissie aanleiding ziet de behandeling van een beroep aan te houden, wordt een verslag van horen van de wel verschenen partij opgemaakt en verzonden naar de niet verschenen partij, waarbij laatstgenoemde in de gelegenheid wordt gesteld daarop binnen 14 dagen dan wel een nader genoemde andere termijn schriftelijk te reageren. Diens reactie wordt ter kennisneming aan de wel verschenen partij gezonden.

B. In het geval klager wordt bijgestaan door een advocaat of een andere gemachtigde:

1. Vanuit het secretariaat van de RSJ wordt contact opgenomen met de advocaat of andere gemachtigde. Aan de advocaat of andere gemachtigde worden twee data voorgelegd, waaruit gekozen moet worden. Indien de advocaat of andere gemachtigde op de voorgestelde data niet kan en geen vervanger heeft, stelt de zittingsplanner een datum vast met de mededeling dat de beroepscommissie kan beslissen dat van het behandelde ter zitting verslag van horen zal worden opgemaakt en dat de advocaat of andere gemachtigde alsdan in de gelegenheid zal worden gesteld daarop schriftelijk te reageren.
2. De uitkomst van het contact onder b1. wordt per e-mail aan de advocaat of andere gemachtigde bevestigd.
3. Een nadien ingediend verzoek tot aanhouding wordt niet gehonoreerd, tenzij sprake is van bijzondere omstandigheden. Dit is ter beoordeling van de beroepscommissie.

Openbare behandeling / verlenen bijzondere toegang

Uitgangspunt: een RSJ-zitting heeft een gesloten karakter

In de beginselenwetten (Pbw, Bvt en Bjj) is bepaald dat de behandeling van een beroepschrift niet in het openbaar plaatsvindt, behoudens ingeval de beroepscommissie van oordeel is dat de niet openbare behandeling niet verenigbaar is met enige een ieder verbindende bepaling van een in Nederland geldend verdrag.

Zowel nationale als internationale regelgeving (evenals jurisprudentie van het EHRM) gaat in beginsel uit van geslotenheid van de beroepszitting. Onder omstandigheden kan artikel 6 EVRM - en dan met name onder de noemer van de vaststelling van burgerlijke rechten en verplichtingen - er echter toe leiden dat dient te worden overgegaan tot een openbare behandeling van de zaak. Ook een vermeende schending van andere rechten van het EVRM kan ertoe leiden dat openbare behandeling in de rede ligt. Minder verstrekkend dan het toestaan van een openbare behandeling is het verlenen van bijzondere toegang tot de zitting van één of meerdere personen.

Tegen deze achtergrond hanteert de RSJ als uitgangspunt dat een RSJ-zitting een besloten karakter heeft. Hierop zijn twee uitzonderingen mogelijk. De eerste uitzondering ziet op het verlenen van bijzondere toegang en de tweede op het toestaan van een openbare behandeling.

Openbare behandeling

Partijen kunnen vragen om een openbare behandeling. Wanneer een verzoek niet is onderbouwd, ligt afwijzing in de rede. Hierin staat de eigen verantwoordelijkheid van de verzoeker voorop. In beginsel zal verzoeker dan ook niet om een nadere onderbouwing worden verzocht, al is dit in voorkomende gevallen niet uit te sluiten.

Een afwijzende/toewijzende beslissing dient vooraf aan de indiener (en de andere partij) kenbaar te worden gemaakt.

De overwegingen die tot de afwijzing/toewijzing van het verzoek hebben geleid, dienen in de uiteindelijke uitspraak te worden opgenomen.

Verlening van bijzondere toegang

Het verlenen van bijzondere toegang tot een zitting van de beroepscommissie is minder verstrekkend dan een openbare behandeling van een beroep. Partijen kunnen hierom vragen, maar de beroepscommissie kan dit ook ambtshalve toestaan, bijvoorbeeld wanneer een verzoek om een openbare behandeling niet wordt gehonoreerd, maar zij bepaalde personen toch tot de zitting wil toelaten.

Meer algemeen geldt ook hier: wanneer een verzoek tot verlening van bijzondere toegang wordt gedaan, dient het verzoek te zijn onderbouwd. Wanneer een verzoek niet is onderbouwd, ligt afwijzing in de rede. Een afwijzende/toewijzende beslissing dient vooraf aan de indiener (en de andere partij/de partijen) kenbaar te worden gemaakt.

De overwegingen die tot de afwijzing/toewijzing van het verzoek hebben geleid, dienen in de uiteindelijke uitspraak te worden opgenomen.

Nagekomen reacties en stukken/opvolging dan wel later stellen van advocaat of andere gemachtigde/intrekken van beroep

Hier zijn twee situaties te onderscheiden:

1. behandeling ter zitting
2. zaken die in een uitsluitend schriftelijke procedure worden behandeld

Ad. 1 behandeling ter zitting

Na de behandeling van de zaak wordt het onderzoek ter zitting gesloten en in raadkamer een beslissing op het beroep genomen. Op nadien ontvangen reacties of stukken wordt geen acht meer geslagen, behalve als ter zitting is afgesproken met partijen dat nog nader wordt gereageerd of nadere stukken worden opgestuurd. De indiener wordt hiervan op de hoogte gesteld.

In geval van opvolging dan wel het op een later moment gedurende de procedure stellen van een advocaat of andere gemachtigde, worden stukken die betrekking hebben op de zaak toegezonden tot het moment van sluiting van het onderzoek ter zitting. Nadien wordt enkel de uitspraak toegezonden.

Voor het intrekken van een beroep geldt een aantal formele eisen. Het moet gaan om een op schrift gestelde en ondertekende verklaring waaruit duidelijk blijkt dat het beroep met kenmerk wordt ingetrokken door klager, de advocaat, de directeur dan wel een daartoe uitdrukkelijk gemachtigde. Een beroep kan niet meer worden ingetrokken na aanvang van het onderzoek ter zitting.

Ad. 2 zaken die in een uitsluitend schriftelijke procedure worden behandeld

Tot aan de datum van de beslissing van de beroepscommissie kunnen in principe nog reacties en stukken worden meegenomen in de beoordeling van het beroep. Deze zullen ook ter kennisneming naar de tegenpartij worden gestuurd. Dit is ter beoordeling van de beroepscommissie. De indiener wordt ervan op de hoogte gesteld indien de beroepscommissie beslist dat geen acht (meer) wordt geslagen op de nagekomen reactie of stukken.

In geval van opvolging dan wel het op een later moment gedurende de procedure stellen van een advocaat of andere gemachtigde, worden stukken die betrekking hebben op de zaak toegezonden tot aan de datum van de beslissing. Bestaande termijnen voor een reactie, blijven in beginsel in stand. Bij het reeds verstreken zijn van een reactietermijn, wordt in beginsel geen nieuwe termijn gegeven.