Privacyverklaring Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ)

1. Inleiding

De Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ) verwerkt persoonsgegevens om de taken die de RSJ bij wet zijn opgedragen, te kunnen uitvoeren. Met name voor de rechtspraaktaak van de RSJ krijgt de RSJ de beschikking over veel persoonsgegevens. Het kan daarbij gaan om gegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres, maar met name in rechtspraakzaken ook om gevoelige persoonsgegevens zoals medische of strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens hebben wij nodig om ons werk goed te kunnen doen.

De RSJ is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alleen die persoonsgegevens die nodig zijn worden verwerkt. De RSJ heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen inzage door onbevoegden, verlies, diefstal of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
Privacy is een fundamenteel recht, daarom staat uw privacy altijd voorop.
In deze privacyverklaring leest u meer over persoonsgegevens bij de RSJ, hoe wij daar mee omgaan en wat uw rechten zijn. Als u vragen heeft kunt u terecht bij de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) van de RSJ. U kunt uw vragen per e-mail of op papier indienen bij:

  • Functionaris voor Gegevensbescherming
    fg@minjenv.nl
  • Ministerie van Justitie en Veiligheid
    T.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming
    Postbus 20301
    2500 EH Den Haag

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die herleidbaar is tot een persoon. Voorbeeld van een persoonsgegeven is een naam, een huisadres of e-mailadres.

Bijzondere persoonsgegevens
Sommige persoonsgegevens zijn gevoeliger dan anderen, omdat ze meer effect hebben op iemands leven. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienst, gezondheid of bsn-nummer. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. Persoonsgegevens van minderjarigen zijn altijd gevoelig en krijgen daarom extra bescherming.

Strafrechtelijke persoonsgegevens
Een bijzondere categorie persoonsgegevens zijn strafrechtelijke persoonsgegevens zoals vonnissen van de strafrechter, reclasseringsrapportages, pro-justitiarapportages en Uittreksels Justitiële Documentatie (strafblad).

Meer informatie over persoonsgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?

De RSJ is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwerkingsverantwoordelijke.

4. Waarvoor verwerkt de RSJ uw persoonsgegevens?

Aan de RSJ zijn in de wet enkele taken opgedragen, waarvoor het nodig is te beschikken over persoonsgegevens. Zo beoordeelt de RSJ als rechter beroepen en schorsingsverzoeken van gedetineerden, terbeschikkinggestelden en jeugdigen in justitiële jeugdinrichtingen en instellingen voor gesloten jeugdzorg.

Verder adviseert de RSJ de minister van Justitie en Veiligheid in interlandelijke adoptiezaken. Het gaat hierbij om zaken waarin een verzoek om beginseltoestemming voor interlandelijke adoptie is afgewezen of een reeds verleende beginseltoestemming is ingetrokken.

Om deze taken zo goed mogelijk te kunnen uitoefenen is het nodig te beschikken over persoonsgegevens, waaronder bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens. Deze worden alleen voor dit doel gebruikt.

5. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Beroep- of verzoekschrift
Na ontvangst van een beroep- of verzoekschrift worden enkele persoonsgegevens geregistreerd in het registratiesysteem ZGW/PEGA. Het gaat dan om de naam en woon- of verblijfadres van de indiener van het beroep- of verzoekschrift. Deze gegevens hebben wij nodig om in contact met u te kunnen blijven gedurende de behandeling van het beroep- of verzoekschrift. Indien u een advocaat of gemachtigde heeft, worden ook zijn of haar contactgegevens geregistreerd.

Verder worden bij de beslissende instantie de onderliggende stukken opgevraagd. Deze stukken bevatten persoonsgegevens. Het hangt van het onderwerp af welke persoonsgegevens dat precies zijn. U kunt bijvoorbeeld denken aan rapporten, medische gegevens en strafrechtelijke gegevens. De opgevraagde stukken blijven onderdeel uitmaken van het procesdossier. In beginsel worden alle stukken aan iedereen die bij het beroep is betrokken (partijen) toegezonden.

Advies inzake interlandelijke adoptie
Na ontvangst van het verzoek van de minister van Justitie en Veiligheid om advies uit te brengen in interlandelijke adoptiezaken, worden enkele persoonsgegevens geregistreerd. Het gaat dan om de naam en woon- of verblijfadres van de indiener van het bezwaarschrift, de aspirant-adoptieouder(s). Deze gegevens hebben wij nodig om in contact met u te blijven tot en met het moment waarop de adviescommissie van de RSJ advies uitbrengt over het bezwaarschrift aan de minister; de minister beslist op het bezwaarschrift. Indien u een advocaat of gemachtigde heeft, worden ook zijn of haar contactgegevens geregistreerd.

Tijdens de behandeling van de adviesaanvraag worden de aan de bestreden beslissing ten grondslag liggende stukken opgevraagd. Veelal maken rapportages van de Raad voor de Kinderbescherming hiervan deel uit, indien daarin een negatief advies op een verzoek van de aspirant-adoptiefouder(s) is gegeven. Van deze stukken ontvangen u en uw advocaat of gemachtigde een afschrift. De stukken blijven onderdeel uitmaken van het procesdossier.

Nieuwsbrief RSJ
Als u zich heeft geabonneerd op de nieuwsbrief van de RSJ, wordt uw e-mailadres geregistreerd. Dit e-mailadres wordt alleen voor de verzending van de nieuwsbrief gebruikt en niet voor andere doeleinden.

Klachten over de RSJ
Indien u een klacht heeft over de RSJ worden enkele basale gegevens geregistreerd. Het gaat dan om uw naam en woon- of verblijfadres en eventueel e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens hebben wij nodig om in contact met u te blijven. Indien u een advocaat of gemachtigde heeft, worden zijn of haar contactgegevens geregistreerd.

6. Hoe gaat de RSJ om met uw persoonsgegevens?

De RSJ heeft allerlei technische en organisatorische maatregelen genomen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang van persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Dat wil zeggen dat alleen personen met de juiste bevoegdheden hierover kunnen beschikken. Alle medewerkers van de RSJ zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Verder worden de persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van een zaakdossier alleen met de partijen gedeeld.

Uw persoonsgegevens zijn passend beveiligd. De RSJ volgt daarbij de voorschriften en standaarden van de Rijksoverheid voor informatiebeveiliging.

De RSJ maakt gebruik van het zaakgericht werken systeem (ZGW-PEGA) dat door DICTU is ontwikkeld. Met DICTU zijn afspraken gemaakt over een veilige wijze van onderhoud en hosting in een zogenoemde verwerkersovereenkomst.

7. Wanneer worden uw persoonsgegevens gedeeld met anderen?

In de rechtspraak geldt het belangrijke beginsel dat partijen over dezelfde stukken moeten beschikken die betrekking hebben op de zaak. Dit betekent dat de persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van de processtukken worden gedeeld met de wederpartij. De RSJ maakt hierin geen selectie; alle stukken, inclusief de hierin opgenomen persoonsgegevens, worden doorgestuurd naar de wederpartij. Elke partij beschikt daarmee dus over alle gegevens.

De persoonsgegevens worden niet gedeeld met personen of instanties die niet bevoegd zijn daarvan kennis te nemen. De AVG biedt de mogelijkheid uw persoonsgegevens na afronding van een zaak te verwerken met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Uiteraard gebeurt dit met de nodige passende waarborgen waarbij uw rechten en vrijheden worden gewaarborgd.

Uitspraken van de beroepscommissie / beroepsrechter of schorsingsvoorzitter die belangrijk zijn voor de rechtspraktijk of de maatschappij worden geanonimiseerd en gepubliceerd in de jurisprudentiedatabank van de RSJ. Deze databank is door iedereen te raadplegen via de website van de RSJ. Adviezen inzake interlandelijke adoptie worden nooit gepubliceerd. In enkele gevallen waarin media-aandacht is te verwachten wordt de geanonimiseerde uitspraak vergezeld van een nieuwsbericht. In een nieuwsbericht worden geen persoonsgegevens opgenomen.

8. Anonimisering van uitspraken

Uitspraken van de beroepscommissie / beroepsrechter of schorsingsvoorzitter die belangrijk zijn voor de rechtspraktijk of de maatschappij worden geanonimiseerd en gepubliceerd in de jurisprudentiedatabank van de RSJ. Deze databank is voor eenieder te raadplegen via de website van de RSJ.

Namen van natuurlijke personen in uitspraken worden geanonimiseerd, dat wil zeggen namen van:

  • procederende partijen
  • (mede-) gedetineerden, verpleegden en jeugdigen
  • belanghebbenden
  • getuigen
  • slachtoffers en nabestaanden
  • benadeelde partijen
  • directie en medewerkers van de (penitentiaire) inrichting
  • rapporteurs van PJ-rapportages en andere rapportages
  • familieleden
  • kennissen, buren, vrienden, etc.

Namen van de leden van de beklag- of beroepscommissies en namen van advocaten worden niet geanonimiseerd. In geval een gemachtigde niet voorkomt in het register van advocaten van de Nederlandse Orde van Advocaten, wordt de naam van de gemachtigde geanonimiseerd.

9. Hoelang worden de persoonsgegevens bewaard?

De RSJ bewaart uw persoonsgegevens:

  • zolang als nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, of
  • op grond van de Archiefwet is vereist, en
  • niet langer dan wettelijk is toegestaan

Voor zaken op het terrein van het gevangeniswezen en de terbeschikkingstelling (tbs) geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Na deze termijn worden de zaakdossiers vernietigd, met uitzondering van de uitspraak van de beroepscommissie. De jeugdzaken, inclusief de interlandelijke adoptiezaken, worden permanent en in zijn geheel bewaard.

10. Wat zijn uw rechten?

De AVG biedt betrokkenen enkele rechten omtrent de persoonsgegevens die worden verwerkt, zoals:

  • het recht op informatie;
  • het recht op inzage;
  • het recht op correctie, beperking en verwijdering;
  • het recht op overdraagbaarheid;
  • het recht om een klacht in te dienen.

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u meer informatie over uw rechten.
Houdt u er wel rekening mee, dat gelet op de rechtsprekende taak van de RSJ enkele rechten zijn beperkt of niet van toepassing zijn. Deze beperkingen of uitsluitingen houden verband met de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures.

Het is niet mogelijk na afloop van een beroeps- of schorsingsprocedure met een beroep op uw privacyrechten gegevens die tijdens de procedure zijn gedeeld te corrigeren of te verwijderen. Tijdens de procedure kunnen de procespartijen hun zienswijze over de feiten kenbaar maken. De procespartijen beschikken ook over alle stukken die door partijen in de procedure zijn ingebracht.

Indien u van één van bovengenoemde rechten gebruik wilt maken kunt u hiertoe een verzoek, samen met een kopie van een geldig legitimatiebewijs en indien nodig een machtiging, indienen bij de RSJ. U kunt dit doen per e-mail of per post:

  • per mail
    info@rsj.nl onder vermelding van verzoek AVG
  • per post
    Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming
    t.a.v. de privacy officer
    Postbus 30137
    2500 GC Den Haag

11. Klachten

Als u een klacht of bezwaren heeft over de wijze waarop de RSJ met uw persoonsgegevens omgaat, laat het ons dan weten. We proberen het dan met u op te lossen. Bent u daarna nog niet tevreden, dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een klacht en / of bezwaar kan ingediend worden bij de RSJ per e-mail of per post:

  • per e-mail
    info@rsj.nl
  • per post
    Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming
    t.a.v. de privacy officer
    Postbus 30137
    2500 GC Den Haag

12. Heeft u nog vragen?

Voor algemene vragen of vragen over uw rechten kunt u zich wenden tot de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) van de RSJ. De Functionaris voor Gegevens is te bereiken via e-mail op het e-mailadres fg@minjenv.nl.